Compliance - Gestão de Obrigações de Terceiros

A importância do código de ética e de contunda na contratação de escritórios jurídicos por empresas globais.

Construir uma cultura centrada na integridade e no comportamento ético favorece a reputação e o desenvolvimento dos escritórios jurídicos. Equipes cada vez mais centradas em plataformas de Compliance, conectam-se às boas praticas jurídicas com os negócios dos clientes estabelecendo procedimentos escritos e um programa de treinamento constante para lidar com questões de anticorrupção e de gerenciamento de classificação de riscos.

Empresas com negócios globais estão sujeitas ao FCPA- Foreign Corruption Practice Act -  Lei sobre práticas de corrupção no exterior -  e, cada mais vez o mercado vem aplicado o Memorando Yates, cujo objeto é a responsabilidade dos indivíduos por ilícitos praticados no âmbito das negociações das empresas, estabelecendo um novo foco das investigações e punições.

Executivos e demais funcionários que praticarem ou participarem de referidos ilícitos nas empresas estão cada vez mais expostos ao risco dos negócios, mas a preocupação sobressai quando há necessidade da contratação de serviços de terceiros. A mitigação de riscos tem se tornado um desafio dentro dos escritórios e departamentos jurídicos. Em sua maioria, os processos de controles e sua validade tem sido apenas para cumprimento de normas e procedimentos com agentes externos.

O principal desafio para a maioria das empresas é encontrar parceiros de negócios qualificados com uma compreensão e aceitação das melhores práticas da cultura de Compliance e que possa aplicar testes de stress para mensuração de riscos. A prática de due diligence anticorrupção ou lavagem de dinheiro conduzida por clientes estrangeiros para contratação de escritórios de advocacia tem sido pequena, ou quase inexistente. A ausência de profissionais e canais de compliance office dentro dos escritórios de advocacia tem sido uma grande barreia de desenvolvimento de parceiros estratégicos.

Gestores de escritórios jurídicos ainda enfrentam questionamentos básicos em cada uma das etapas da sua cadeia de valor quando recebem de seus clientes abordagens de gerenciamento de riscos –  questionário de conformidade ainda tem sido proforma na mensuração do risco, sem a implementação da cultura de Compliance, questionários tem sido preenchido por departamentos de faturamento sem o conhecimento dos limites impostos pelo Compliance.

Qual o desafio ético enfrentado?  Quanto eficiente é a gestão de classificação de risco de terceiros pelos escritórios jurídicos e pelos gestores dos departamentos jurídicos? Em sua maioria, há um abismo da gestão de terceiros. Não há uma área especifica dentro dos escritórios de advocacia para cuidar dos assuntos de riscos de terceiros e acompanhar a evolução da cadeia de prestadores requer investimentos e tecnologia coordenada.

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Inicialmente, recomendamos que o gestor deve analisar o seu modelo de negócio e mapear a exposição a potenciais riscos internos e externos, validar junto com o departamento de Desenvolvimento Humano quem são as pessoas com quem os escritórios lida, o que eles fazem, com quem ele se interagem e com que frequência, qualifique todas as partes interessadas, positivas (ou neutras) e gerencie toda ameaça qualificada. Estabelecer regras de condutas interna com procedimentos claros com divulgação e treinamentos a todos os profissionais, desenvolver politicas e ações de correções caso seja realmente necessária.

Desenvolver estratégias de resiliência a risco e gestão de terceiros reduz a vulnerabilidade das principais partes interessadas, porém, é de grande valia uma comunicação clara e combinada com exercícios com todas as regras dos negócios, alinhada à visão de futuro. Porém, a construção da reputação do controle de terceiros, requer acompanhado diário das equipes de gestão.

Antes de entregar questionários ao cliente, o gestor dever ter uma rigorosa interação com todas as partes interessadas, diretamente ou parte de parceiros de negócios, em especial quando da contratação de correspondentes jurídicos, verificar quem cuida e tem acesso as informações do cliente, se todas as partes interessadas têm ciência do código de ética e de conduta formatado pelo escritório, e se ambos estão devidamente assinados por todos. Apenas ter ciência, alivia o dano, mas não mitiga o risco. 

Realizar due diligence juntos aos terceiros garante um mapeamento de risco baseado nos negócios e garante correções necessárias ao perfil de riscos. Identificado riscos, as correções devem ser imediatas. Planejar estratégias de saída junto a clientes e fornecedores rerquer um conjunto de medidas a serem consideradas. Todos os parceiros devem escolher andar na mesma avenida de negócios.

Infelizmente, problemas ainda ocorrerão e os parceiros de negócios geralmente gerenciarão relacionamentos complexos com funcionários públicos e comunidades locais em nome deles, portanto, certifique-se :

Especialista em privacidade de dados, reforça a necessidade dos gestores antecipar as questões centrais que os executivos de negócios farão a respeito da conformidade e cumprimento das leis de privacidade de dados, o que todos precisam ter mapeados são.

Qual é o custo da não conformidade versus o custo de não a cumprir?

Quão regra é aplicada em meus negócios e como estão desenhadas as matrizes de riscos?

Quais são as consequências da não conformidade? Estamos preparados para suportar o risco?

Quem são empresas que tiveram problemas de conformidade e quais foram os resultados? Quais as lições que devemos aprender com os resultados?

 

Uma estrutura robusta no gerenciamento de terceiros gera morosidade e custos insustentáveis. Crie resiliência em seu gerenciamento do ambiente externo, utilize-se da inteligência artificial para alavancar resultados operacionais. 

A ALSER é especialista na elaboração de código de ética e práticas de compliance Office na gestão de terceiros, favorecendo aos seus clientes soluções integradas ao risco de negócios.